Servicekosten Nederland

De uitdaging

Servicekosten Nederland (SKN) controleert servicekostenafrekeningen voor huurders van bedrijfspanden. Hun werkproces: contracten, facturen, afrekeningen en correspondentie, alles verspreid over mappen, mega-spreadsheets en muren vol papieren planningen.

De vraag: kan dit slimmer?

Onze aanpak

Voordat we één regel code schreven, stelden we de juiste vragen:

• Wat zijn de kernprocessen bij SKN?
• Welke data wordt wanneer, door wie geregistreerd?
• Waar komen alle gegevens vandaan?
• Kunnen gegevens zo worden ingevoerd dat ze herbruikbaar zijn?
• Welke interfaces geven gebruikers het beste inzicht?
• Maakt automatisering nieuwe dienstverlening mogelijk?

We onderzochten eerst of bestaande software (kant-en-klare pakketten, slimmere Excel-templates) voldoende was. Conclusie: te beperkt voor de complexiteit van SKN’s processen.

Wat we hebben gebouwd

Een online platform waarmee:

• Klanten zelf een groot deel van de benodigde documentatie uploaden
• Medewerkers servicekosten per gebouw en per jaar invoeren en hergebruiken
• Projectmonitoring realtime inzicht geeft in de status van elk dossier
• Documentbeheer alle relevante stukken gecategoriseerd opslaat en doorzoekbaar maakt
• Kostenanalyse automatisch de opbouw van huurkosten inzichtelijk maakt

Het resultaat

Het papier is verdwenen. De Excel-sheets zijn weg. SKN heeft helder inzicht in elk dossier, hogere productiviteit, en kan nieuwe diensten aanbieden die voorheen onmogelijk waren.

Roderick Klein, Co-founder SKN:

De persoonlijke aanpak maakt dat SKN graag de samenwerking met Charper Bonaroo blijft zoeken.