Servicekosten Nederland

De uitdaging

Servicekosten Nederland (SKN) controleert servicekostenafrekeningen voor huurders van bedrijfspanden. Daar komt veel papier bij kijken: contracten, facturen, afrekeningen en brieven. Alles stond verspreid over mappen, enorme spreadsheets en planningen die aan de muur hingen.

SKN vroeg zich af of dat niet slimmer kon.

Onze aanpak

Voordat we code schreven, wilden we een paar dingen weten:

• Wat zijn de belangrijkste processen bij SKN?
• Wie legt welke gegevens vast, en wanneer?
• Waar komen alle gegevens vandaan?
• Kun je gegevens zo invoeren dat je ze later opnieuw kunt gebruiken?
• Welke schermen geven medewerkers het beste overzicht?
• Kan SKN met automatisering nieuwe diensten aanbieden?

We keken eerst of bestaande software zou volstaan, zoals een kant-en-klaar pakket of slimmere Excel-sjablonen. Dat bleek te beperkt voor de manier waarop SKN werkt.

Wat we hebben gebouwd

Een online platform waarin:

• klanten zelf een groot deel van de documenten uploaden
• medewerkers servicekosten per gebouw en per jaar invoeren, en die gegevens later hergebruiken
• de status van elk dossier direct te zien is
• alle documenten per categorie zijn opgeslagen en doorzocht kunnen worden
• de opbouw van de huurkosten automatisch wordt uitgerekend

Het resultaat

Het papier en de Excel-sheets zijn weg. SKN ziet van elk dossier hoe het ervoor staat, verzet twee keer zoveel werk en biedt diensten aan die eerder niet haalbaar waren.

Roderick Klein, Co-founder SKN:

De persoonlijke aanpak maakt dat SKN graag de samenwerking met Charper Bonaroo blijft zoeken.